Ми постійно боремося з справами, що навалилися на нас, але деякі стикаються з проблемою реалізації задуманого просто тому, що не знають з чого почати. Складання списку справ може допомогти у таких ситуаціях. Це перевірена часом проста та ефективна система: визначте те, що вам потрібно зробити, та в якому порядку.

Психолог та автор Девід Коен ділиться своїм досвідом боротьби за організацію власних справ. Усі свої справи він записує у щоденник. Але без належного контролю та самодисципліни, списки справ самі по собі марні: "Всі мої родичі вважають мене дуже хаотичним. Знали б вони, ким би я був, якби не мої списки, саме вони дозволяють мені залишатися в строю всі ці роки".

Коен пояснює користь від складання списків справ такими чинниками: вони знижують занепокоєння, цим наводять лад у хаосі життя; дають нам чітку структуру – план, якого ми можемо дотримуватися; також дозволяють оцінити, чого ми досягли за день, за минулий тиждень чи місяць.

У колишні спокійніші часи однієї нашої пам'яті було достатньо для того, щоб виконувати роботу вчасно. Психолог Блюма Зейгарник була, можливо, першою, хто помітив одержимість мозку нагальними завданнями. Так званий «ефект Зейгарник» — ми пам'ятаємо те, що нам потрібно робити краще ніж те, що ми вже зробили. Наприклад, офіціант чітко пам'ятає замовлення відвідувачів, перш ніж їх виконати. Після того, як страви подані, спогади про замовлення просто стираються. Прямуючи додому, офіціант уже не пам'ятає у кого був стейк, а в кого суп. Справа зроблена, і мозок відпускає спогад про неї.

Пізніше дослідження професорів Баумейстера і Масікампо з Університету Уейк-Форест показало, що позбутися тривоги через невиконаних завдань можна, склавши план їх виконання. Вчені помітили, що люди справляються із завданням гірше, якщо одразу приступають до його виконання. Однак, коли учасникам було дозволено складати та записувати конкретні плани, як підготовчу діяльність, результати суттєво покращилися. Як зазначає Бехман: «Просте записування завдань зробить вас ефективнішими.»

Деякі люди пручаються такому підходу, вважаючи, що це зашкодить їх креативності або завадить гнучкому робочому графіку. Для експерта з тайм-менеджменту Девіда Аллена, чия книга «Удосконалення речей: мистецтво без стресу» зробила його культовою фігурою в цій галузі — ці «свободовиті» ідеї помилкові. Він вважає, що будь-яка людина з “забитим” графіком та відсутністю плану не зможе впоратися з роботою. Необхідна система — і написані на аркушах папери нотатки із планом дії лише допоможуть у її створенні.

Недостатньо написати "молоко" чи "мама" на аркуші паперу, каже Аллен - вам потрібно більше деталей. Чи йдеться про електронну пошту, візит чи телефонний дзвінок, і з якою метою? Якщо список ваших справ недостатньо зрозумілий, то ваші завдання, ймовірно, не будуть виконані — і вони, звичайно, не будуть розставлені за пріоритетами.

Однак деталізованість не є єдиним важливим чинником: потрібно бути реалістичними щодо того, скільки часу вам потрібно виконання завдань. Це означає, що потрібно враховувати скільки часу ви витрачаєте на перемикання з одного виду діяльності на інший, наприклад, як часто ви відволікаєтесь на соціальні мережі.

Пастка, в яку багато хто потрапляє полягає в тому, що люди беруться за виконання занадто великих завдань. Найкращий спосіб подолати це — розбити великий проект на менші, досяжні блоки. "Написати роман" - грандіозна задача; «накидати перший розділ мого роману» набагато дружелюбніше завдання, що має шанси на успіх.

Чи виконує Коен усі пункти у своїх списках? «О, Боже, ні! Я знайшов старий щоденник. Шість років тому я запланував щось, що й досі не зробив». З іншого боку, він написав 35 книг — на різні теми, починаючи від мови жестів і до вживання кокаїну Зигмундом Фрейдом — тому його списки справ приносять вражаючі результати.